「社内マニュアルの英語版、作っておいてね」
突然、こう言われて困ったことはありませんか？
日本語のマニュアルはある。でも英語版はない。外国人社員が増えた、海外拠点との連携が始まった、グローバル展開を見据えて……理由は様々ですが、突然降ってわいたタスクに頭を抱える担当者は少なくありません。
この記事では、社内マニュアルを英語化するときに「絶対にやってはいけないこと」を3つ紹介します。これを知っておくだけで、無駄な手戻りを防げます。
NG①：丸ごとコピペして機械翻訳
「Google翻訳とかDeepLで全部翻訳すればいいでしょ？」
一番やりがちで、一番危ないのがこの方法です。
何が起きるか
PowerPointやExcelのファイル全体を翻訳サイトにコピペすると、レイアウトが崩壊します。
- 見出しと本文の区別がなくなる
- 番号付きリストの番号がずれる
- 表の縦横関係がめちゃくちゃになる
- 画像のキャプションが飛んでいく
翻訳結果を元のファイルに戻そうとすると、手作業でコピペを繰り返すことに……これ、地獄です。
どうすればいいか
レイアウトを保持したまま翻訳できるツールを使いましょう。じたん翻訳のようなツールを使えば、元の文書構造を保ったまま英語化できます。手戻りのない翻訳作業の第一歩は、ツール選びからです。
NG②：デザインを捨ててテキストだけ渡す
「とりあえずテキストだけ抜き出して翻訳会社に渡せばいいや」
これも一見合理的に見えますが、後で痛い目を見ます。
何が起きるか
テキストだけの翻訳は、翻訳会社にとっては仕事が減ります。でも、その後の「英語版レイアウト調整」が大変になります。
- 英語は日本語より文字数が増える（約1.5〜2倍）
- 文字数が増えた分、デザインを調整する必要がある
- 画像や図版の位置を再調整しなければならない
「翻訳は安く済んだけど、デザイン調整で結局高くついた」という事態になりかねません。
どうすればいいか
テキストだけでなく、ファイルごと翻訳を依頼するか、レイアウト保持翻訳ツールで「下訳（したやく）」を作ってから渡すのがおすすめです。レイアウト調整の手間を減らすことで、トータルのコストと時間を抑えられます。
NG③：翻訳会社に日本語版しか渡さない
「翻訳会社なら、なんとかしてくれるでしょ」
確かにプロは対応してくれます。でも、追加コストがかかります。
何が起きるか
日本語版のPowerPointやExcelだけを渡して「英語版を作って」と頼むと、翻訳会社は以下の作業をする必要があります。
- 翻訳作業
- 英語版のレイアウト設計
- 文字数増加に伴うデザイン調整
- 画像や図版の再配置
特に「レイアウト設計」は、翻訳とは別のスキルが必要です。その分、料金が上乗せされます。
どうすればいいか
じたん翻訳で「レイアウト保持の下訳」を作ってから渡す方法があります。すでに英語版のレイアウトができている状態で渡せば、翻訳会社には「翻訳のチェックと修正」だけを依頼できます。
これなら、プロの品質を確保しつつ、コストを大幅に抑えられます。
じたん翻訳を使った「賢い下訳」フロー
社内マニュアルの英語化、おすすめのワークフローを紹介します。
Step 1：じたん翻訳でレイアウト保持翻訳
元の日本語ファイル（PowerPointやExcel）をじたん翻訳にアップロードし、英語に翻訳します。レイアウトが保持されるため、英語版のベースが自動的にできます。
Step 2：人がチェック
生成された英語版を確認します。専門用語や社内用語が正しく翻訳されているか、不自然な表現がないかをチェックします。
Step 3：必要に応じてプロに依頼
品質を高めたい場合は、Step 1で作った英語版を翻訳会社に渡し、「翻訳のチェックと修正」を依頼します。日本語版から始めるよりも、コストも時間も抑えられます。
まとめ：いきなり完璧を目指さず、2段階で考える
社内マニュアルの英語化で一番大切なのは、「いきなり完璧な英語版を目指さないこと」です。
まずはじたん翻訳でレイアウト保持の下訳を作る。その後、必要に応じて人がチェックする、あるいはプロに修正を依頼する。この2段階のアプローチで進めることで、無駄な手戻りを防ぎ、コストと時間を最適化できます。
「英語化して」と言われたら、まずは深呼吸。そして、この記事のNGを思い出してください。準備を整えてから取り組めば、きっとうまくいきます。
じたん翻訳でそのまま運用するなら
じたん翻訳では、PDF / Word / Excel / PowerPointを対象に、文脈理解 → 一次翻訳 → ブラッシュアップの3段階翻訳で処理します。単に文章を置き換えるだけでなく、文書全体の流れや用語の一貫性を見ながら訳す前提のため、業務資料との相性が良い構成です。
とくにドキュメント翻訳では、レイアウト保持と再編集しやすさが重要です。テキストPDFと画像PDFで処理系が分かれる点、WordやExcelも扱える点を踏まえて、元データに近い形で作業を戻したいケースに向いています。
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